Rahasia Sukses Membuat Event

Karir

inLiners bingung untuk membuat sebuah event atau project? Atau bisa jadi pernah membuat event tertentu tapi dirasa kurang sukses. Kali ini seorang inLiners berbagi tips buat kita semua bagaimana cara membuat sebuah event sukses. Untuk yang suka berorganisasi di sekolah ataupun di lingkungan kampus tentunya pasti sering menjalankan event event ini.

Sebagai gambaran awal, suksesnya sebuah event bukan berarti harus memiliki pengunjung yan bejibun saja. Tapi juga dinilai dari tingkat kepuasan pengunjung. Ok, ini dia tips dan hal yang harus dilakukan agar sukses membuat sebuah event.

Harus Mengenal Event

Dibutuhkan analisis yang tepat mengenai tema apa yangakan diangkat. Setelah tahu tema event yang akan diangkat ini nantinya akan bisa diarahkan untuk memikirkan konsep seperti apa yang akan dipakaikan pada event tersebut. Tak lupa juga target pengunjung dari event ini siapa? Di sinilah pentingnya inLiners harus mengenal event tersebut dengan baik.

Merancang Event

Merancang event ini merupakan bagian dasar dari sukses atau tidaknya event nantinya. Perancangan meliputi visi dan misi even yang dlaksanakan, struktur kepanitiaan, anggaran dana juga tempat dan waktu event tersebut.

1. Visi dan misi berupakan sebuah patokan fungsi agar tujuan pelakasanaan event bisa dipahami oleh semua anggota tim kepanitiaan nantinya.
2. Struktur Kepanitiaan meliputi pembagian divisi kerja serta tugas masing masing divisi dan arah pertanggung jawaban setiap tugas tersebut pada siapa. Untuk masing-masing ini sangat disarankan adanya draft-waktu. Sehingga setiap pekerjaan bisa terselesaikand dalam waktu yang ditentukan.
3. Anggaran biaya, berisi tentang anggaran dana yang dibutuhkan selama persiapan dan pelaksanaan event.
4. Tempat dan waktu pelaksanaan, waktu dan tempat pelaksanaan ini ditentukan agar memudahkan pelaksanaan. Seperti untuk urusan perizinan tempat dll. Dalam memilih tempat juga harus diperhatikan konsep dan tema acara ya.

Cara Mengukur tingkat Kesuksesan event yang dilaksanakan

Cara paling sederhana untuk melihat tingkat sukses atau tidaknya event adalah dari jumlah pengunjung. Bila pengunjung melampaui target yang direncanakan, ini bisa dibilang sukses. Sementara, jika tidak berkurang, ini belum tentu juga event ini gagal. Harus diperhatikan juga hal berikut ini.

Contoh Event Vespa Solo, Mei 2016

Bagaimana tanggapan pengunjung terhadap event. Bisa dilihat dari tingkat kepuasan para pengunjung. inLiners bisa melakukan polling. Cara paling sederhana saja, dalam event event sekarang tentu akan dilengkapi dengan akun sosial media bukan? Minta tanggapa dari pengunjung di twitter misalnya. Jika event tersebut adalah event besar, maka lihat juga dari media yang meliput event tersebut. Semakin banyak media yang meliput, event ini artinya saksesss. Tapi jika memungkinkan sih panitia bisa mengundang media, biar promosi event semakin top.

Arus Komunikasi Panitia

Komunikasi dan pengaturan alur komunikasi harus jelas dalam sebuah tim kepanitiaan. Misalnya jika divisi A membutuhkan sesuatu maka dia harus meminta dan mengkomunikasinnya pada siapa atau divisi apa. Hal semacam ini harus jelas untuk menghindari kesembrawutan dalam sebuah tim kepanitiaan.

Struktur komunikasi di atur agar tidak semua anggota melaporkan semuanya kepada ketua panitia. Beri jenjang komunikasi, misalkan jika ada masalah atau laporan dari anggota, maka dia harus ke ketua Divisi dulu. Baru dari divisi melaporkan pada ketua panitia.

Penting juga, bagi ketua ataupun ketua divisi untuk berkomunikasi yang baik pada bawahannya. Menghindari kesalah pahaman. Untuk lebih memudahkan komunikasi antar anggota juga bisa dibentuk sebuah grup whatsapp misalnya. Baca juga: Kuatkan Mental untuk Sukses dengan Cara Ini.

Itulah beberapa tips agar pelaksanaan sebuah event bisa sukses. Ada yang mau menambahkan?

Share Yuk

Facebook Twitter Linkedin